tekom - Tagungen

Datenschutz

DATENSCHUTZBESTIMMUNGEN FÜR DIE TAGUNGSTEILNAHME

(1) Der Veranstalter tcworld GmbH ist Servicedienstleister von tekom Deutschland und tekom Europe. Im Hinblick auf die Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) weisen wir darauf hin, dass die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten zur Vertragserfüllung durch die tcworld GmbH zusammen mit o.g. Organisationen erfolgt. Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 (1) 1 lit. b.

Verantwortlicher gem. Art. 4 Abs. 7 i.V.m. Art. 26 EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist die tcworld GmbH gemeinsam mit o.g. Vereinen. Bei einem sogenannten Joint Controllership sind mehrere verantwortliche Stellen gemeinsam für eine Verarbeitung personenbezogener Daten verantwortlich, weil sie Mittel und Zwecke der Verarbeitung gemeinsam (nicht notwendigerweise in gleichem Umfang) festlegen können.

Die Adresse der gemeinsamen Geschäftsstelle lautet:
Rotebühlstraße 64
70178 Stuttgart
DEUTSCHLAND

info(at)tekom.de
+49 711 65704-0
Fax +49 711 65704-99

(2) Den gemeinsamen Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter datenschutz(at)tekom.de oder unter der gemeinsamen Postadresse mit dem Zusatz „der Datenschutzbeauftragte".

(1) Zur Registrierung zur Frühjahrstagung verwenden Sie die Zugangsdaten von Ihrem ‚meine tekom‘-Benutzerkonto. Sollten Sie noch kein Benutzerkonto haben, können Sie sich ein Benutzerkonto anlegen.

Wir benötigen hierzu folgende personenbezogene Daten von Ihnen:

  • Anrede
  • Vorname
  • Nachname
  • E-Mail-Adresse

Rechtliche Grundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO.

(2) Für die Erstellung des Benutzerkontos verwenden wir das sogenannte Double-Opt-in-Verfahren. Das heißt, dass wir Ihnen nach Angabe Ihrer personenbezogenen Daten eine Bestätigungs-E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse senden. Diese enthält einen Link, welchem Sie bitte folgen und sich ein Passwort vergeben. Wenn Sie dies nicht innerhalb von 7 Tagen tun, werden Ihre zur Aktivierung angegebenen personenbezogenen Daten automatisch gelöscht

(3) Weitergehende Informationen zur Nutzung Ihres Benutzerkontos und zum Datenschutz im Hinblick auf die Nutzung des Tagungsportals (z.B. Cookies, Social-Media-Plug-ins) erhalten Sie hier

2.1. Registrierung zur Tagung

Im Rahmen der Registrierung werden folgende personenbezogene Daten erhoben:

  • Anrede
  • Vorname, Nachname
  • E-Mail-Adresse
  • Firma (soweit vorhanden)
  • Position
  • Branche
  • Rechnungsadresse

Für den Zugang zu den digitalen Angeboten der Tagung und der Messe können Sie sich nach der Tagungsregistrierung unter https://fruehjahrstagung.tekom.de/mein-tagungs-tool mit Ihrem Login für Ihr Benutzerkonto in ‚meine tekom‘ oder ‚mein Tagungstool‘ anmelden.

2.2. Anmeldung zu einzelnen Workshops

Anmeldungen zu einzelnen Workshops werden online getätigt. Ohne vorherige Reservierung ist keine Workshop-Teilnahme möglich.

2. Sie haben bereits ein Benutzerkonto für ‚meine tekom‘ oder ‚mein Tagungstool‘?

Für den Zugang zu den virtuellen Angeboten der Tagung und der Ausstellung können Sie sich nach der Tagungsregistrierung unter https:// https://fruehjahrstagung.tekom.de/mein-tagungs-tool mit Ihrem gewohnten Login für Ihr Benutzerkonto in ‚meine tekom‘ oder ‚mein Tagungstool‘ anmelden.

2.3. Rechtsgrundlage

Die Erhebung der Daten im Rahmen der Registrierung dient der Vertragserfüllung. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO.

Soweit die erhobenen Daten nicht für die Vertragserfüllung benötigt werden, ist die Erhebung auf das berechtigte Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO von tekom Deutschland und tekom Europe als Fach- und Berufsverbände gestützt.

2.4. Ort der Datenverarbeitung

Die Daten werden auf von uns angemieteten Servern in Deutschland und Finnland verarbeitet. Hierzu haben wir eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung mit dem Anbieter geschlossen.

2.5. Speicherdauer

Wir als Veranstalter speichern die erhobenen Daten im Hinblick auf die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

3.1 Funktionen

In der NetworkingLounge können Sie mit anderen Teilnehmern Kontakt aufnehmen (Kontaktanfrage), Nachrichten senden und miteinander chatten. Sie können sich alle anderen Teilnehmer anzeigen lassen, nach bestimmten Teilnehmern oder nach Teilnehmern mit bestimmten Interessen suchen.

3.2. Welche personenbezogenen Daten werden in Ihr Profil übernommen?

Wenn Sie sich zur Tagung registrieren, wird für Sie automatisch ein Profil vorangelegt. Sie werden direkt nach Ihrem ersten Login auf der Tagungsplattform auf Ihr Profil geleitet.

Aus Ihrer Anmeldung werden folgende personenbezogene Daten für Ihr Profil übernommen:

  • Vorname, Nachname
  • E-Mail-Adresse
  • Ort
  • Land
  • Firma
  • Branche
  • Position

Sie haben die Möglichkeit, folgende Angaben hinzuzufügen:

  • Foto
  • Job
  • Status
  • Interessen (Biete/Suche)
  • Social Media

Den Vorgang schließen Sie ab, indem Sie „Profil bestätigen“ anklicken.

3.3. Sichtbarkeit Ihres Profils in der NetworkingLounge

Ihr Profil ist für andere Teilnehmer:innen, Sponsoren und Referent:innen mit folgenden Angaben sichtbar:

  • Vorname, Nachname
  • Profilbild
  • Ort
  • Firma
  • Branche
  • Position

Andere Teilnehmer:innen, Sponsoren und Referent:innen können diese Angaben in der NetworkingLounge sehen und nach Ihrem Namen suchen.

3.4. Kontaktanfragen

Sie können Kontaktanfragen stellen und welche erhalten. Wird die Kontaktanfrage akzeptiert, können Sie miteinander Nachrichten tauschen und chatten und das komplette Profil des jeweils anderen sehen. Ohne eine bestätigte Kontaktanfrage haben Sie die Möglichkeit, eine kurze Nachricht zu hinterlassen, jedoch können Sie keinen Chat führen.

3.5. Chatten

Die Chats sind SSL-verschlüsselt und können nur von den miteinander chattenden Personen eingesehen werden.

3.6. Kontakte löschen

Jeder kann sich einmal täuschen. Sie können geschlossene Kontakte jederzeit wieder rückgängig machen.

3.7. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Sich treffen und miteinander austauschen gehört zu den wichtigsten Aspekten unserer Veranstaltungen. Wir stützen die Datenverarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO.

3.8. Ort der Datenverarbeitung

Die Daten werden auf von uns angemieteten Servern in Deutschland und Finnland verarbeitet. Hierzu haben wir eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung mit dem Anbieter geschlossen.

3.9. Aufbewahrungsdauer

Sie haben die Möglichkeit, Ihr Profil für zukünftige Veranstaltungen zu speichern. Die NetworkingLounge wird als zusätzliche Mitgliederleistung an ‚meine tekom‘ angeschlossen. Daher bleibt das Profil für tekom-Mitglieder bestehen.

4.1. Funktionen

In den Showrooms können Sie:

  • An Sponsorenvorträgen teilnehmen und die Aufzeichnungen anschauen
  • Dokumente der Sponsoren herunterladen
  • Stellenausschreibungen der Sponsoren anschauen
  • Den Beratern der Sponsoren Nachrichten hinterlassen und Termine vereinbaren

4.2. Nachrichten und Terminvereinbarungen hinterlassen

Sie können über ein Kontaktformular Nachrichten für die Berater der Sponsoren hinterlassen oder Termine vereinbaren. Mit Absendung der Nachricht stimmen Sie zu, dass die von Ihnen angegebenen personenbezogenen Daten, wie z.B. Ihre E-Mail-Adresse, zur Beantwortung Ihrer Nachricht vom Sponsor genutzt werden.

4.3. Sponsorenvorträge / Aufzeichnung

Die Sponsorenvorträge werden aufgezeichnet. Die Aufzeichnungen werden 6 Wochen lang im Showroom der Sponsoren bereitgestellt.

4.4. Umfang der Datenverarbeitung

Bei der Nutzung von GoToWebinar werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Datenangaben und Dateneingaben Sie vor bzw. bei der Teilnahme machen.

Zusätzlich bei Sponsorenvorträgen

Der Umfang der Datenverarbeitung hängt davon ab, welche Daten Sie bei der Nutzung eingeben und welche Funktionen Sie nutzen. Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Sponsorenvortrag die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Sponsorenvortrag anzuzeigen und gegebenenfalls zu protokollieren.

4.5. Weitergabe personenbezogener Daten

Die Referent:innen der Sponsorenvorträge erhalten eine Liste, die ausschließlich Vor- und Nachname der Teilnehmer:innen enthält. Mit dieser Liste hat der Sponsor die Möglichkeit, den Teilnehmer:innen seiner Präsentation eine Kontaktanfrage zu senden. Zu einer weitergehenden Verarbeitung der Daten sind die Sponsoren nicht berechtigt.

In den Showrooms werden Sie mit Ihrem Profilbild (soweit vorhanden) sichtbar, wenn Sie sich zu einem Berater an den Counter setzen. Anderen Teilnehmer können dann über ein Mouseover Ihren Namen erfahren und Ihnen eine Nachricht zukommen lassen. Dies dient dem Networking-Gedanken.

4.6. Ort der Datenverarbeitung

Die Daten von GoToWebinar werden auf Servern verarbeitet, die den europäischen Datenschutzbedingungen genügen. Hierzu haben wir eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung mit dem Anbieter geschlossen.

4.7. Rechtsgrundlage

Sich treffen und miteinander austauschen gehört zu den wichtigsten Aspekten unserer Veranstaltungen. Wir stützen die Datenverarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten während der Sponsorenvorträge stützen wir auf Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bzw. auf Art. 6 Abs. 1 lit. f in Bezug auf die Weitergabe der Namen der Teilnehmer:innen an die Referent:innen der Sponsorenvorträge zur möglichen Kontaktaufnahme über die NetworkingLounge.

4.8. Aufbewahrungsdauer

Aufzeichnungen stehen 6 Wochen nach der Veranstaltung den Sponsoren und Tagungsteilnehmer:innen zur Verfügung, danach werden sie gelöscht.

5.1. Konferenz-Tools und Konferenzdienstleister

LogMeIn

Wir arbeiten mit LogMeIn (GoToWebinar und GoToMeeting) als Konferenzdienstleister zusammen.

5.2. Umfang der Datenverarbeitung

GoToWebinar

Wenn Sie online an Sessions (wie z.B. Fachvorträge, Workshops, Tutorials oder Podiumsdiskussionen) teilnehmen, leiten wir folgende personenbezogene Daten an den Konferenzdienstleister LogMeIn weiter:

  • Anrede
  • Vorname
  • Nachname
  • E-Mail-Adresse

Bei der Nutzung von GoToWebinar werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Datenangaben und Dateneingaben Sie bei der Teilnahme machen. Je nach Format der Sessions ist es möglich, dass die Teilnehmer:innen live diskutieren können und die Namen der Teilnehmer:innen sichtbar sind.

Gegebenenfalls haben Sie die Möglichkeit, die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese anzuzeigen und gegebenenfalls zu protokollieren.

Unter Umständen wird Ihnen vom Moderator die Möglichkeit eingeräumt, Ihren Bildschirm zu teilen, sodass Ihr Bildschirminhalt auch den übrigen Teilnehmer:innen, dem Moderator, sowie den Referenten angezeigt wird. In diesem Fall können Sie die Webcam, das Mikrofon sowie das Teilen Ihres Bildschirms gegebenenfalls jederzeit selbst abschalten bzw. stummstellen.

5.3. Auftragsdatenverarbeitung

Wir haben mit LogMeIn eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung geschlossen. Kontaktdaten des Konferenzdienstleisters: LogMeIn, 320 Summer Street, Boston, MA 02210, USA

5.4. Ort der Datenverarbeitung

Bei Verwendung von LogMeIn-Formaten werden die Daten in den USA verarbeitet.LogMeIn garantiert ein angemessenes Datenschutzniveau nach Art. 46 Abs.2 lit. c DSGVO. Mehr Informationen hierzu erhalten Sie unter www.logmeininc.com/de/gdpr/gdpr-compliance

5.5. Aufzeichnung

Fast alle Sessions der Tagung werden aufgezeichnet und auf der Tagungsseite drei Monate lang für alle Tagungsteilnehmer:innen bereitgestellt.

Soweit es das Format zulässt, dass Sie Ihr Bild teilen und aktiv mitdiskutieren oder an einem für alle sichtbaren Chat teilnehmen können, werden Sie zu Beginn der Live-Veranstaltung hierauf mündlich und im Chat hingewiesen.

Wenn Sie nicht damit einverstanden sind, dass Ihr Bild oder Ihre Beiträge mitaufgezeichnet werden, bitten wir Sie, dass Meeting zu verlassen und sich später die Aufzeichnung anzusehen.

Soweit am Anfang einer Session kein Hinweis erfolgt, ist das Format entweder so gestaltet, dass Ihr Name und der Fragen-Chat nicht sichtbar sind, oder die Veranstaltung wird (wie bei Workshops und Meetups) nicht aufgezeichnet.

5.6. Bild- und Tonaufnahme vor Ort

Tonband-, Videoaufnahmen und Fotografieren sind grundsätzlich nicht gestattet. Ausnahmen nur nach Rücksprache mit der Geschäftsführung der tcworld GmbH.

Wir weisen darauf hin, dass die tcworld GmbH als Veranstalter Foto- und Filmaufnahmen von der Veranstaltung zum Zweck der Dokumentation oder der Eigenveröffentlichung anfertigt. Es besteht daher die Möglichkeit, dass Teilnehmer:innen auf Fotos und Filmaufnahmen erkennbar sind. Die Bild- und Filmaufnahmen werden zur Dokumentation der Veranstaltung dauerhaft aufbewahrt. Ausgewähltes Material wird für Berichts- und Werbezwecke in der ‚tk‘, dem ‚tcworld magazine‘, den Verbandswebsites, Newslettern und sozialen Medien wie Twitter, XING, LinkedIn, Facebook und YouTube verwendet.

Teilnehmer:innen wenden sich bitte umgehend an den Fotografen oder Kameramann, wenn sie mit Foto- und Filmaufnahmen von sich nicht einverstanden sind.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Bildern und Videoaufzeichnungen ist das berechtigte Interesse des Veranstalters gemäß Art. 6 Abs.1 S.1 lit. f DSGVO.

Interviews und Stellungnahmen werden nur mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung gemäß Art. 6 Abs.1, S.1 lit a DSGVO veröffentlicht.

5.7. Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO – Erfüllung der vertraglichen Verpflichtung – Veranstaltungsteilnahme. Für die Archivierung der Aufnahmen stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse als Fachverband.

5.8. Aufbewahrungsdauer

Die aufgezeichneten Einzelveranstaltungen werden archiviert und ggf. einer weitergehenden Nutzung zugeführt.

(1) Ihre Zufriedenheit ist uns wichtig. Deshalb geben wir Ihnen die Möglichkeit, nach der Veranstaltung an einer Zufriedenheitsumfrage teilzunehmen. Darüber hinaus gehen wir davon aus, dass Sie daran interessiert sind, per E-Mail Publikationshinweise im Zusammenhang mit den von Ihnen besuchten Vorträgen zu erhalten und Informationen zu ähnlichen Veranstaltungen. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. S.1 lit. f DSGVO und § 7 Abs. 3 UWG. Sie können uns jederzeit mitteilen, wenn Sie nicht mehr informiert werden möchten.

(2) Nur im Fall einer ausdrücklichen Zustimmung während des Anmeldevorgangs im Sinne von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO erhalten Sie bis zum jederzeit möglichen Widerruf per E-Mail, schriftlich, oder in Einzelfällen auch telefonisch, Informationen über neue Publikationen und Trainingsprogramme von tekom/tekom Europe und der tcworld GmbH.

(3) Sie können uns jederzeit mitteilen, wenn Sie nicht mehr informiert werden möchten oder Sie Ihre Zustimmung widerrufen möchten. Sie können uns dies schriftlich an die tcworld GmbH, Rotebühlstraße 64, 70178 Stuttgart, per Fax an +49 711 65704-99 oder per E-Mail an info(at)tekom.de mitteilen. Über ein sogenanntes Subscription Center können Sie selbst bestimmen, welche Information / Newsletter Sie erhalten möchten.

Stand 2. Februar 2022